1. Propósito de Este Aviso
Evolance Arbitration actúa como consejero independiente, secretario y árbitro, y lleva a cabo actividades relacionadas con controversias o posibles controversias sometidas a arbitraje y otros mecanismos de resolución de disputas, tanto durante su tramitación como después de su conclusión, incluyendo negociación, mediación, conciliación, litigio judicial y comités de disputas (“Procedimientos”).

Las actividades de Evolance Arbitration como consejero y árbitro pueden requerir el procesamiento de datos personales relativos a árbitros, mediadores, adjudicadores, peritos y otras personas que actúen o puedan actuar en roles similares (“Neutros”), así como secretarios de tribunal, empleados de instituciones arbitrales, partes, sus representantes autorizados y asesores jurídicos, testigos y otras personas que puedan ser identificadas o identificables en cualquier información procesada durante los Procedimientos.

Evolance Arbitration actúa como responsable del tratamiento de datos personales en algunas de sus actividades como árbitro. Otras partes también pueden actuar como responsables del tratamiento durante los Procedimientos, por ejemplo, las partes, sus representantes autorizados o asesores jurídicos, la institución arbitral y otros Neutros. Evolance Arbitration es responsable únicamente de las actividades de procesamiento de datos que lleva a cabo en el ejercicio de sus propias funciones; las actividades de otros responsables del tratamiento no son objeto de este Aviso de Privacidad.

Cuando se proporcionan datos personales relativos a personas con quienes Evolance Arbitration no tiene relación directa, es responsabilidad de la parte remitente garantizar que dichas personas hayan recibido aviso adecuado de que sus datos están siendo procesados para este fin, y de cumplir con las obligaciones aplicables en materia de protección de datos.

Este Aviso de Privacidad puede actualizarse periódicamente. La versión vigente se indica por la fecha mencionada anteriormente.

2. Datos Personales Recopilados
Dependiendo de las circunstancias, los siguientes datos personales podrán obtenerse en el contexto de Procedimientos en los que Evolance Arbitration participe como árbitro:

• Representantes Institucionales

Nombre, datos de contacto y otra información proporcionada durante el proceso de designación o en el contexto de los Procedimientos, incluidos los procedimientos de recusación.

• Neutros y Secretarios de Tribunal
Nombre, datos de contacto, información financiera (incluidos datos bancarios), información de identificación personal (incluida información de pasaporte) y otros datos personales presentados por cualquier participante en los procedimientos u obtenidos de terceros o fuentes públicamente disponibles. Esto puede incluir información sobre si la persona está sujeta a sanciones económicas o cualquier otro impedimento legal o regulatorio.

• Partes Individuales, Representantes Autorizados y Asesores Jurídicos
Nombre, datos de contacto, información financiera, información de identificación personal y otros datos personales presentados por cualquier participante en los procedimientos u obtenidos de fuentes públicamente disponibles, incluida información sobre si la persona está sujeta a sanciones económicas o cualquier otro impedimento legal o regulatorio.

• Testigos de Hecho y Peritos
Nombre, datos de contacto, información financiera, información de identificación personal y otros datos personales descritos anteriormente; datos personales incluidos en declaraciones testimoniales o dictámenes periciales y cualquier testimonio oral rendido (que podrá ser transcrito); y cualquier otro dato personal presentado por cualquier participante en los procedimientos u obtenido de fuentes públicamente disponibles.

• Otras Personas
Datos personales presentados por una parte, asesor jurídico, Neutro, secretario de tribunal o representante de la institución, u obtenidos de terceros o fuentes públicamente disponibles en relación con los Procedimientos.

3. Cómo se Utilizan los Datos Personales y en Qué Base Legal
Dependiendo de las circunstancias, los datos personales podrán ser procesados para los siguientes fines:

• Neutros y Secretarios de Tribunal
Para evaluar la disponibilidad e idoneidad para la designación y el ejercicio continuo del cargo en los Procedimientos, incluso en respuesta a recusaciones de las partes, según sea necesario para promover los intereses legítimos de las partes en asegurar la integridad del procedimiento.
Para remitir fondos o proporcionar información administrativa sobre designaciones o la conducción de los procedimientos, según sea necesario para el cumplimiento de cualquier acuerdo celebrado.
Para facilitar la conducción general de los Procedimientos, según sea necesario para promover los intereses legítimos de las partes en resolver su controversia de manera eficiente y expedita.
Cuando sea necesario para cumplir con las obligaciones legales y regulatorias aplicables, incluidas las relativas a impuestos, sanciones económicas y lavado de dinero (“Obligaciones de Cumplimiento Legal”).

• Partes, Representantes Autorizados y Asesores Jurídicos
Para facilitar la conducción general de los Procedimientos, incluidas las comunicaciones y otras tareas administrativas, según sea necesario para promover los intereses legítimos de las partes.
Cuando se haya celebrado un acuerdo para la prestación de servicios a una persona física, para cumplir con las obligaciones y deberes derivados de dicho acuerdo.
Cuando sea necesario para cumplir con las Obligaciones de Cumplimiento Legal.

• Testigos Peritos y de Hecho
Para facilitar la presentación y el examen de pruebas en los Procedimientos, según sea necesario para promover los intereses legítimos de las partes en resolver su controversia de manera eficiente y expedita.
Cuando sea necesario para cumplir con las Obligaciones de Cumplimiento Legal.

• Otras Personas
Según sea necesario para promover los intereses legítimos de las partes en resolver su controversia y garantizar que los procedimientos operen de manera eficiente y que se respeten los derechos de las partes.
Cuando sea necesario para cumplir con las Obligaciones de Cumplimiento Legal.

4. Categorías Especiales de Datos Personales
La legislación en materia de protección de datos otorga una protección reforzada a determinadas categorías de datos sensibles, incluyendo información relativa al origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, salud física o mental, vida sexual u orientación sexual, o datos genéticos o biométricos, así como datos personales relativos a condenas penales e infracciones.
Evolance Arbitration deberá ser informada antes de que se presenten datos de categorías especiales. La recepción de dichos datos está condicionada a que: (a) el tratamiento sea necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales; o (b) se haya obtenido el consentimiento expreso del titular de los datos, cuya prueba podrá ser requerida con anterioridad a la presentación.
Los datos personales relativos a condenas penales e infracciones solo podrán ser tratados en circunstancias muy limitadas y deberán ser autorizados previamente a su presentación.

5. Compartición de Datos Personales
Dependiendo de las circunstancias, los datos personales podrán ser compartidos con:

• Participantes arbitrales y otras personas involucradas en los Procedimientos en los que el titular de los datos también participa, incluyendo partes, asesores jurídicos, otros Neutros, secretarios de tribunal, testigos, peritos, taquígrafos, intérpretes y soporte de tecnología de la información;

• Proveedores de servicios, como prestadores externos de alojamiento de datos contratados en relación con la prestación de servicios de arbitraje;

• Asesores profesionales, instituciones financieras o autoridades policiales, cuando sea necesario para cumplir con las Obligaciones de Cumplimiento Legal o cuando sea de otro modo en interés legítimo de Evolance Arbitration o de otro participante hacerlo;

• Participantes en los sistemas judiciales, arbitrales u otros similares correspondientes, en la medida necesaria para la tramitación de dichos asuntos.

6. Transferencias Internacionales de Datos
La naturaleza de los Procedimientos frecuentemente requiere la transferencia de datos personales a terceros países. Cuando el destinatario no se encuentra en una jurisdicción que ofrezca un nivel adecuado de protección de datos, según determine la autoridad reguladora competente —incluyendo, en el caso de titulares de datos de la UE/EEE, transferencias fuera del Espacio Económico Europeo—, dichas transferencias se realizan de conformidad con las obligaciones legales aplicables; por ejemplo, cuando las transferencias sean necesarias para establecer, ejercer o defender reclamaciones legales en relación con los Procedimientos, o cuando sea aplicable otra base jurídica lícita.

7. Conservación de Datos
Los datos personales únicamente serán conservados durante el tiempo razonablemente necesario en las circunstancias del caso. Los plazos de conservación varían según la categoría de los datos, tomando en cuenta los requisitos legales y reglamentarios, los plazos de prescripción para ejercer acciones legales, las buenas prácticas del sector y la base jurídica sobre la que se tratan los datos.

8. Sus Derechos
Dependiendo de las circunstancias y la legislación aplicable, los titulares de datos podrán ejercer los siguientes derechos en relación con sus datos personales. Tómese en cuenta que algunos de estos derechos están sujetos a excepciones que pueden aplicarse en el contexto de los Procedimientos.

• Solicitar acceso a los datos personales y obtener una copia de los mismos;

• Solicitar la corrección de datos personales inexactos o incompletos;

• Solicitar la supresión de datos personales cuando no exista razón justificada para su uso o conservación continuos, salvo que el tratamiento sea necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales;

• Solicitar la limitación del tratamiento de datos personales, salvo que el tratamiento sea necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales;

• Retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en éste;

• Oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos, salvo que existan razones imperiosas de interés legítimo que prevalezcan sobre dichos intereses;

• Solicitar la portabilidad de los datos personales que hayan sido proporcionados directamente, en determinadas circunstancias; y

• Presentar una reclamación ante la autoridad competente en materia de protección de datos.

Cuando los datos personales hayan sido presentados en el contexto de un Procedimiento Arbitral, las inquietudes podrán plantearse en primer lugar a la parte que originalmente los presentó, antes de contactar directamente a Evolance Arbitration.

9. Contacto
Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, o para cualquier consulta sobre este Aviso de Privacidad o el tratamiento de datos personales, favor de contactar a:
Víctor M. Barrera Quintanar
Evolance Arbitration
Correo electrónico: vbarrera@evolancearb.com